Як зробити рахунок-фактуру: короткий порядок дій
Щоб створити рахунок онлайн, підготуйте дані продавця й клієнта, додайте товари або послуги з кількістю та цінами, перевірте номер, дати й суму, а потім збережіть PDF. Нижче розбираємо кожен крок у Invocket.
Не визначилися зі способом роботи? Перегляньте як вибрати програму для рахунків-фактур. Якщо хочете виставляти документ саме в банкінгу, є окрема інструкція для Приват24 для бізнесу.
1. Додайте свої реквізити
Відкрийте робочий простір Invocket. Заповніть дані компанії або ФОП: назву, ідентифікатори, контакти й платіжні реквізити. Звірте IBAN із банківським застосунком перед збереженням.
Виберіть мову документа та країну, які підходять для вашої операції. Службові назви полів перекладаються, але назви компаній, адреси й описи позицій ви заповнюєте самостійно.
2. Створіть рахунок і виберіть клієнта
Натисніть «Новий рахунок». Додайте нового клієнта або виберіть збереженого. Переконайтеся, що документ виставлено на правильну юридичну особу чи підприємця, особливо якщо спілкуєтесь із представником компанії.
Перевірте номер, дату рахунку та строк оплати. Для регулярних послуг зазначте період у назві позиції або примітці, щоб однакові місячні суми було легко розрізнити.
3. Додайте товари або послуги
Для кожної позиції задайте назву, кількість, одиницю виміру та ціну. Можна використати збережений каталог. Наприклад, для п’яти зображень по 200,00 грн сума рядка становитиме 1 000,00 грн.
Окремо перевірте валюту, ПДВ і знижку. Якщо погоджена ціна вже містить податок, не додавайте його повторно. Зміна позначення валюти не конвертує суми автоматично.
4. Виберіть оформлення та перевірте документ
Оберіть шаблон, за потреби додайте логотип. Перед збереженням звірте сторони, платіжні реквізити, кожну позицію та загальну суму. Навчальний приклад у сусідній статті допоможе перевірити структуру.
5. Збережіть рахунок і підготуйте PDF
Збережіть документ та відкрийте його передпогляд. Натисніть «Друк / PDF» і виберіть збереження у PDF у системному вікні друку. На пристроях із підтримкою поширення файлів також доступна відповідна дія; її поведінка залежить від браузера.
Перед надсиланням відкрийте готовий файл. Перевірте всі сторінки, читабельність тексту та наявність підсумку. Надішліть PDF клієнту звичним каналом. Не позначайте рахунок оплаченим лише тому, що його вже відправили.
Що робити після надсилання
Коли клієнт оплатить, звірте фактичне надходження й внесіть оплату в документ. Якщо передаєте товари, зі збереженого рахунку можна створити накладну та уточнити фактичні кількості.
Для наступного замовлення використовуйте збереженого клієнта й каталог. Перевіряйте актуальність реквізитів, цін і строку оплати для кожного нового рахунку.
Для передачі товарів можна оформити видаткову накладну онлайн, а для попереднього узгодження вартості нового замовлення — підготувати прайс-лист для клієнта. Ці документи вирішують різні завдання й не замінюють один одного автоматично.
Поширені запитання
Як зробити рахунок-фактуру?
Заповніть свої реквізити й дані клієнта, внесіть погоджені позиції, кількість, ціни та податковий режим. Перевірте номер, дати й суму, збережіть документ і підготуйте PDF.
Потрібно встановлювати програму?
Ні. Invocket працює у браузері на комп’ютері й телефоні. Збережені документи доступні у вашому акаунті Invocket.
Що робити, якщо немає дії збереження PDF?
Відкрийте системний діалог друку через «Друк / PDF». Назва дії збереження залежить від браузера та операційної системи; за потреби спробуйте інший сучасний браузер або комп’ютер.
Підготуйте власний рахунок
Додайте свої реквізити й позиції, перевірте передпогляд та збережіть PDF. Створення документів безкоштовне. Рахунки, клієнти й товари зберігаються у вашому акаунті для наступних замовлень.
Створити рахунокНавчальні приклади містять вигадані дані. Матеріал пояснює заповнення документа в сервісі; вимоги до обліку та оформлення перевіряйте для своєї операції.