Рахунок і накладна: різні етапи роботи
У рахунку клієнт бачить погоджені позиції та суму до оплати. У накладній потрібно звірити фактично передані товари. Дата відвантаження й кількості можуть відрізнятися від рахунку, особливо якщо замовлення віддають частинами.
Наприклад, у замовленні десять папок, але сьогодні передаєте чотири. Для цієї передачі вказуйте чотири, а не копіюйте весь обсяг без перевірки. Зберігайте зв’язок із замовленням через поле підстави або примітку.
Для узгодження суми спочатку можна виставити рахунок на оплату. Коли товар передаєте одержувачу, створіть видаткову накладну з фактичними позиціями.
Поля видаткової накладної
Перелік вище допомагає заповнити документ у сервісі. Для використання в обліку перевірте вимоги до реквізитів і оформлення саме вашої операції.
| Блок | Що заповнити |
|---|---|
| Номер і дата | Ідентифікатор документа та фактична дата передачі. |
| Постачальник | Назва або ПІБ, ідентифікатори й потрібні контакти. |
| Одержувач | Дані сторони, яка отримує товар. |
| Підстава | Посилання на рахунок, замовлення або договір, якщо доречно. |
| Товари | Точні назви, одиниці виміру та фактичні кількості; вартісні дані за вимогами операції. |
| Відповідальні особи | Дані тих, хто передав і прийняв товар, та потрібне оформлення підписів. |
Заповнений приклад і PDF
У прикладі передають чотири пачки паперу та десять папок. Тут показано кількісний варіант документа без цін і сум; це прямо зазначено в PDF. Дані сторін вигадані, поля відповідальних осіб залишено для заповнення.
Навчальний зразок · 21.09.2026
Видаткова накладна № ЗРАЗОК-002
- Постачальник
- ФОП Приклад Олена — вигадані дані
- Одержувач
- ТОВ «Навчальний клієнт» — вигадані дані
- Ідентифікатори
- РНОКПП / ЄДРПОУ: [вкажіть власні реквізити]
- Підстава
- Навчальне замовлення № ЗРАЗОК-02
| Назва | Од. | Кількість |
|---|---|---|
| Папір офісний А4 | пачка | 4 |
| Папка для документів | шт. | 10 |
Передав: [ПІБ, посада, підпис]
Отримав: [ПІБ, посада, підпис]
ЗРАЗОК. Усі дані вигадані. Ціни й вартість у цьому прикладі не наведені. Перед використанням доповніть документ реквізитами, потрібними для вашої операції.
Завантажити зразок накладної · PDFЯк створити накладну на основі рахунку
- Відкрийте збережений рахунок у робочому просторі.
- Виберіть «Створити накладну».
- Перевірте постачальника, одержувача й перенесені позиції.
- Уточніть дату, підставу та фактичні кількості.
- Збережіть накладну, перегляньте її та підготуйте PDF.
Що звірити при частковому відвантаженні
Перевіряйте кожну позицію окремо: що замовили, що вже передали та що передаєте зараз. Не складайте в одну загальну кількість різні одиниці, наприклад пачки паперу й штуки папок. Одержувач має розуміти обсяг по кожному рядку.
Перед друком переконайтеся, що всі рядки читаються та є місце для потрібних реквізитів. Навчальний PDF не замінює заповнення відомостей про реальну передачу.
Поширені запитання
Чи можна завантажити зразок?
Так. Навчальний PDF можна відкрити й завантажити зі сторінки. Власні документи зберігаються у вашому акаунті Invocket.
Чи підтверджує накладна отримання оплати?
Саме створення накладної не підтверджує надходження грошей. Оплату перевіряють окремо від передачі товару.
Чи достатньо кількісного зразка для мого обліку?
Це навчальна ілюстрація. Перевірте, які вартісні дані та інші реквізити потрібні для вашого обліку й договору, та доповніть документ перед використанням.
Підготуйте власну накладну
Додайте свої реквізити й позиції, перевірте передпогляд та збережіть PDF. Створення документів безкоштовне. Рахунки, клієнти й товари зберігаються у вашому акаунті для наступних замовлень.
Створити накладнуНавчальні приклади містять вигадані дані. Матеріал пояснює заповнення документа в сервісі; вимоги до обліку та оформлення перевіряйте для своєї операції.