Дані продавця: не плутайте назву, код та IBAN
Назва компанії або ПІБ підприємця пояснює, хто виставляє документ. ЄДРПОУ чи РНОКПП ідентифікує відповідну сторону, а IBAN визначає банківський рахунок для переказу. Це різні поля: номер банківської картки не слід записувати замість податкового ідентифікатора.
Скопіюйте реквізити з перевірених документів і банківського застосунку. Для підприємця є окремий зразок рахунку на оплату для ФОП із прикладом заповнення. Якщо використовуєте кілька рахунків, звірте, який саме погоджено для цього замовлення.
Що запитати у клієнта
Уточніть, на кого оформлюється рахунок: компанію, ФОП чи фізичну особу. Назва чату або ім’я контактного менеджера не завжди збігається з платником. Для компанії попросіть її реквізити; для іншого замовника — дані, потрібні для вашої операції. Не збирайте зайву персональну інформацію про всяк випадок.
Також погодьте спосіб надсилання документа, валюту, строк оплати та номер замовлення або договору, якщо його потрібно зазначити. Це допомагає клієнту швидше зіставити рахунок із закупівлею.
Позиції, кількість і ціна: коротка перевірка
Якщо клієнт ще обирає роботи, спочатку підготуйте прайс-лист на послуги. У рахунок включайте вже погоджений обсяг, а не весь каталог можливих робіт.
| Що звірити | Приклад перевірки |
|---|---|
| Назва | «Монтаж змішувача» замість загального «Роботи». |
| Одиниця виміру | Ціна за штуку, годину чи весь обсяг — саме як у домовленості. |
| Кількість | Два монтажі, а не один, якщо замовлено дві точки. |
| Ціна та підсумок | 2 × 800,00 грн = 1 600,00 грн до інших коригувань. |
| Податковий режим | Налаштування відповідає вашій операції; ПДВ не додано повторно. |
| Номер і дати | Немає номера старого рахунку або простроченої дати з копії. |
Чи всі ці поля юридично обов’язкові
Це список для практичного заповнення, а не універсальний перелік обов’язкових реквізитів для кожної операції. Вимоги до облікового документа, податкового оформлення й підписання перевіряйте окремо з урахуванням договору та чинних правил. Самої назви «Рахунок-фактура» недостатньо, щоб визначити призначення документа в обліку.
Зображення підпису або печатки в PDF — це елемент оформлення, а не кваліфікований електронний підпис. Так само наявність рахунку не доводить, що гроші вже надійшли: оплату потрібно звірити з фактичним переказом.
Коли дані готові — створіть документ і перевірте PDF
Тепер можна виставити рахунок-фактуру онлайн: збережіть реквізити у своєму акаунті, виберіть клієнта й додайте позиції. Перед надсиланням відкрийте PDF та звірте IBAN, одержувача платежу, валюту й кінцеву суму.
Оформлення можна вибрати серед шаблонів рахунків на оплату. Якщо замовлення містить товари, після їх передачі підготуйте накладну на відпуск товару з фактичними кількостями.
Поширені запитання
Що потрібно для рахунку-фактури?
Практично потрібні дані сторін, номер і дата, платіжні реквізити, погоджені позиції, кількість, ціни, валюта та умови оплати. Юридичні вимоги залежать від конкретної операції.
Чи достатньо тільки IBAN?
IBAN визначає банківський рахунок, але не замінює опис замовлення, дані сторін, суму й інші відомості, потрібні у вашому документі.
Як перевірити рахунок перед відправленням?
Звірте назви сторін, IBAN, номер, дату, валюту, податковий режим, кількості та кінцеву суму. Перегляньте експортований PDF, а не лише поля редактора.
Підготуйте власний рахунок
Додайте свої реквізити й позиції, перевірте передпогляд та збережіть PDF. Створення документів безкоштовне. Рахунки, клієнти й товари зберігаються у вашому акаунті для наступних замовлень.
Створити рахунокНавчальні приклади містять вигадані дані. Матеріал пояснює заповнення документа в сервісі; вимоги до обліку та оформлення перевіряйте для своєї операції.